จากการวิจัยพบว่าพนักงานประมาณ 50% คิดว่าการประชุมเป็นเรื่องเสียเวลามากที่สุดในขณะที่ทำงาน - และเป็นงานอันดับต้น ๆ
ที่นี่เราไม่ได้พูดถึงการประชุมสัมมนาและการประชุมคณะกรรมการซึ่งมักจะวางแผนอย่างดี เรากำลังพูดถึงการประชุมพนักงานภายในองค์กรซึ่งมักใช้เวลานานหลายชั่วโมง แต่ไม่จำเป็นเสมอไป
จริงอยู่ที่การประชุมทางธุรกิจเป็นช่องทางในการพูดคุยประเด็นสำคัญเกี่ยวกับ บริษัท และทุกสิ่งที่เกี่ยวข้อง แต่การประชุมเหล่านี้มาพร้อมกับข้อเสียของการฆ่าประสิทธิผลของพนักงานและผู้บริหาร สิ่งนี้อธิบายว่าเหตุใดผู้เชี่ยวชาญจึงแนะนำให้ยกเลิกการประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่เพื่อเพิ่มผลผลิต ต่อไปนี้เป็นเหตุผล 10 ข้อที่การประชุมทางธุรกิจฆ่าประสิทธิผล:
10 เหตุผลที่การประชุมทางธุรกิจฆ่าผลผลิต
1. การประชุมทางธุรกิจเสียเวลา
ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เวลาส่วนใหญ่ของชั่วโมงการทำงานของพนักงานเหลือเวลาน้อยมากในการทำงานที่สำคัญ สำหรับผู้บริหารมันยิ่งแย่ลง - มากกว่าครึ่งหนึ่งของเวลาทำงานของพวกเขาถูกใช้ในการประชุมหรืออื่น ๆ โดยมีพนักงานหรือผู้มีส่วนได้เสียบุคคลที่สามเช่นลูกค้าซัพพลายเออร์และพันธมิตรทางธุรกิจ อันที่จริงหนึ่งในจุดเด่นของผู้บริหารธุรกิจสมัยใหม่คือพวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประชุมทางธุรกิจ
2. การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่ไม่มีแผนปฏิบัติการ
หลังการประชุมควรมีแผนปฏิบัติการที่สรุปและอธิบายขั้นตอนสำคัญที่ต้องดำเนินการ แต่น่าเสียดายที่การประชุมส่วนใหญ่จบลงโดยไม่มีแผนประเภทนี้ และสิ่งนี้นำไปสู่การจัดการประชุมครั้งต่อไปเพื่อทบทวนประเด็นที่ควรจะทำ แน่นอนว่ายิ่งมีพนักงานและผู้บริหารเข้าร่วมประชุมมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีเวลาทำงานมากขึ้นเท่านั้น
3. การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้เตรียมไว้
การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่จะถูกเรียกเมื่อเห็นได้ชัดว่าผู้จัดงานไม่มีส่วนร่วมในการประชุม พวกเขาต้องการพูดถึงบางสิ่งบางอย่างโดยละเลยความจริงที่ว่านี่เป็นเรื่องเสียเวลาอันมีค่า หากไม่มีแผนการที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่จะกล่าวถึงในที่ประชุมและสำหรับการประชุมที่จะจัดขึ้นเป็นระยะเวลานานจะมีการหารือในประเด็นที่ไม่จำเป็น
4. มีการทบทวนประเด็นที่กล่าวถึงในการประชุมครั้งล่าสุด
นี่เป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่การประชุมทางธุรกิจใช้เวลามากกว่าปกติ ปัญหาที่เกิดขึ้นหรือกล่าวถึงในการประชุมครั้งที่ผ่านมาควรได้รับการเผยแพร่และอ่านล่วงหน้า สิ่งนี้จะทำให้การประชุมทางธุรกิจครั้งหนึ่งเป็นผลสืบเนื่องไปยังสิ่งที่เคยทำก่อนหน้านี้ไม่ใช่การทำซ้ำแบบเสียเวลาของงานก่อนหน้า ดังนั้นอย่าลืมว่า“ การ อ่านรายงานการประชุมครั้งสุดท้าย ” นั้นไร้สาระจากวาระการประชุมของคุณ
5. การประชุมทางธุรกิจบางครั้งแบ่งออกเป็นการประชุมย่อย
มีบางครั้งที่การประชุมทางธุรกิจจะจุดประกายการอภิปรายและการอภิปรายใหม่อื่น ๆ แม้ว่ามันจะเป็นเรื่องปกติสำหรับความคิดหรือประเด็นใหม่ ๆ ที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการประชุมการอนุญาตให้พวกเขาเปลี่ยนทิศทางของการประชุมเป็นความผิดพลาดทั่วไปที่นำไปสู่เวลาในการประชุมที่ยาวนานและการประชุมที่ไม่ก่อผล และสำหรับการประชุมแต่ละครั้งที่ไม่ให้ผลลัพธ์ที่ดีจะมีอีกมากมายที่จะมาถึงจนกว่าจะบรรลุเป้าหมายที่ยอมรับได้
6. ผู้คนเข้าสังคมในการประชุมทางธุรกิจ
การประชุมทางธุรกิจทำให้ประสิทธิภาพลดลงเพราะใช้เวลานานกว่าปกติ และหนึ่งในเหตุผลที่พวกเขาใช้เวลานานขึ้นนั้นไม่จำเป็นในการเข้าสังคมในหมู่ผู้เข้าร่วม ผู้คนถามเพื่อนร่วมงานของพวกเขาว่าพวกเขาทำอะไรในช่วงสุดสัปดาห์เมื่อมีคำถามเช่นนี้ในช่วงกลางวัน
7. มีการประชุมบางประเด็นซ้ำเนื่องจากเหตุผลที่โง่เขลา
อีกเหตุผลหนึ่งที่การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เวลานานเกินไปคือการพูดคุยซ้ำ ๆ โดยไม่จำเป็นเพื่อให้คนที่เดินเข้ามาในระหว่างการประชุมหรือไม่อยู่ในการประชุมครั้งล่าสุดจะเข้าใจว่าการประชุมนั้นมุ่งหน้าไปที่ใด นี่เป็นวิธีที่ละเอียดอ่อนในการละเลยความสำคัญของเวลาของคนอื่น ไม่ว่าบุคคลคนหนึ่งจะมีความสำคัญต่อธุรกิจอย่างไรก็ควรมีทางเลือกอื่นในการบอกพวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาพลาดในการประชุม
8. การประชุมส่วนใหญ่เป็นการประชุมระดมสมอง
หากธุรกิจต้องการบรรลุเป้าหมายบางอย่างและต้องการความคิดจากพนักงานและผู้บริหารเกี่ยวกับวิธีการบรรลุเป้าหมายนั้นการประชุมทางธุรกิจสามารถเรียกได้ว่าเป็นเช่นนั้น อย่างไรก็ตามการที่ผู้จัดงานธุรกิจส่วนใหญ่เข้าใจผิดคือใช้การประชุมเป็นช่องทางในการหาแนวคิดใหม่ ๆ สิ่งนี้จะใช้เวลาเสมอโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากพนักงานส่วนใหญ่ต้องระดมสมองเพื่อหาแนวคิดในจุดนี้ - สิ่งที่พวกเขาไม่ได้เตรียมไว้ อุดมคติแล้วควรมีการสื่อสารวาระการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมประชุมดังนั้นทุกคนจึงมีความคิดของตนเอง
9. เทคโนโลยียืดเวลาการประชุมส่วนใหญ่
การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่ยืดเยื้อเกินความจำเป็นในการแก้ไขโปรเจ็กเตอร์หรือความต้องการในการค้นหาข้อมูลบางอย่างทางเว็บหรือความต้องการของผู้จัดงานเพื่อรับสาย สิ่งเหล่านี้ทั้งหมดรวมกับเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการประชุมทางธุรกิจ
10. การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่จัดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการให้ข้อมูล -: การประชุมทางธุรกิจควรจัดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการตัดสินใจ การอ่านข้อมูลที่ไม่จำเป็นจากงานนำเสนอ PowerPoint หรือการเล่าประวัติ บริษัท จะเป็นการเสียเวลาเท่านั้น