วิธีทดสอบและใช้แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ

คุณใช้เวลาในการสร้างสิ่งที่ดูเหมือนว่าแผนต่อเนื่องทางธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ คุณได้ฝึกอบรมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดแล้วและทำให้แน่ใจว่าพนักงานคนสำคัญทุกคนรู้อย่างแน่นอนว่าต้องทำอย่างไรในทุกจุดของเวลา แต่คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณมีแผนแข็งแกร่ง

จริงๆคุณไม่สามารถบอกได้ถ้าคุณไม่ได้ทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณเพื่อให้คุณทราบว่าสถานการณ์ชีวิตจริงจะเป็นอย่างไร แต่เนื่องจากไม่มีเจ้าของธุรกิจรอคอยที่จะเกิดภัยพิบัติเพื่อให้สามารถทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของพวกเขาได้จึงมีความจำเป็นที่จะต้องหาวิธีที่สร้างสรรค์ในการทดสอบแผน ก่อนที่เราจะพูดถึงกลยุทธ์การทดสอบบางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคิดวิธีการวางแผนทดสอบความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ

ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจเลือกวัตถุประสงค์ของการทดสอบ คุณตั้งใจจะทำอะไรให้สำเร็จ และคุณจะวัดการแสดงอย่างไร ผลลัพธ์ที่คุณคาดหวัง คืออะไร คุณต้องตอบคำถามสำคัญเหล่านี้เพื่อให้คุณสร้างแบบฝึกหัดที่เป็นของแข็งเพื่อทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ

นอกจากนี้ยังช่วยในการรวบรวมทีมออกแบบทดสอบสำหรับแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ ทีมนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการมองหาพื้นที่สำคัญของธุรกิจที่อาจได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติฉุกเฉินจากนั้นจึงพัฒนาทั้งการทดลองและการมอบหมายตามทฤษฎีเพื่อช่วยทำการทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ต่อไปนี้เป็นวิธีที่สร้างสรรค์และชาญฉลาดในการทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ

วิธีทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ

การอภิปรายโต๊ะกลม

สิ่งนี้สามารถทำได้โดยให้พนักงานหรือผู้ตอบคำถามหลักนั่งคุยกันเกี่ยวกับสถานการณ์ภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นและวิธีการจัดการ เป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานหรือผู้ตอบคำถามแต่ละคนรู้ดีว่าบทบาทของพวกเขาคืออะไรในการกู้คืนความเสียหายและแน่นอนว่าพวกเขาสามารถจัดการบทบาทนั้นได้

คุณอาจฝึกให้ใครบางคนตอบคำถามเป็นเวลาหลายปีและยังต้องประหลาดใจอย่างมากเมื่อเกิดภัยพิบัติขึ้นในที่สุดเพราะคนที่ประสบความสำเร็จต่ำกว่าปกติ เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวที่ดีที่สุดคือให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจสิ่งที่พวกเขาต้องการผ่านการสาธิตด้วยวาจาว่าพวกเขาจะตอบสนองต่อสถานการณ์ภัยพิบัติที่สำคัญอย่างไรและพวกเขาจะจัดการกับบทบาทของพวกเขาในแผนธุรกิจต่อเนื่องอย่างไร

ข ทดสอบตัวแปรบางอย่าง

เมื่อเกิดภัยพิบัติส่วนใหญ่จะเริ่มเป็นสถานการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อส่วนเล็ก ๆ ขององค์กรซึ่งจะแพร่กระจายและส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กร ตัวอย่างเช่นการฝ่าฝืนคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กอาจกลายเป็นหายนะครั้งใหญ่สำหรับองค์กรหากไม่ได้ตรวจสอบตรงเวลา

ดังนั้นหากคุณต้องการทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณคุณสามารถสร้างสถานการณ์ทดสอบขนาดเล็กเช่นการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตของ บริษัท ที่ทำให้หมดอำนาจหรือจงใจขัดขวางกระบวนการทำงานและจงสังเกตว่าพนักงานจะตอบสนองอย่างไร คุณไม่ควรลืมเปรียบเทียบคำตอบของพวกเขากับสิ่งที่มีรายละเอียดในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจบทบาทและปฏิบัติตามจริง ๆ

ค สร้างความรู้สึกไม่สบาย

กลยุทธ์อื่นที่ใช้งานได้ดีคือการแนะนำสถานการณ์ที่ไม่สบาย หากมีสิ่งใดที่พนักงานของคุณคุ้นเคยกับการทำงานให้ลองกำจัดสิ่งนั้นทิ้งสักสองสามวันแล้วดูว่าพวกเขาจะรับมือได้อย่างไร

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถทำให้รถตู้จัดส่ง 'ไม่พร้อมใช้งาน' สองสามวันและดูว่าพวกเขาจะมั่นใจได้อย่างไรว่าลูกค้ายังคงพึงพอใจและให้บริการ แนวคิดเบื้องหลังนี้คือการสังเกตว่าพนักงานของคุณจะสามารถตอบสนองและจัดการสถานการณ์ของทรัพยากรที่ จำกัด ได้อย่างไร

d การฝึกซ้อมฉุกเฉิน

สิ่งนี้สามารถใช้ในการทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจรวมถึงการตอบสนองของพนักงานของคุณเกี่ยวกับปัญหาฉุกเฉินและความปลอดภัย เมื่อภัยพิบัติเกิดขึ้นการฝึกครั้งแรกคือการอพยพ ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าพนักงานและเจ้าหน้าที่เผชิญเหตุเข้าใจขั้นตอนการอพยพอย่างสมบูรณ์ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง

อี สัมมนาและฝึกอบรม

การสัมมนาและการฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอพร้อมการฝึกปฏิบัติจริงในตอนท้ายของวันสามารถช่วยเพิ่มความรู้ของพนักงานในการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ นอกจากนี้การทดสอบภาคปฏิบัติและการมอบหมายงานเมื่อสิ้นสุดการฝึกอบรมดังกล่าวสามารถช่วยในการทดสอบความรู้

ฉ รีวิวปกติ

นอกจากนี้ยังช่วยในการตรวจทานแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณเป็นประจำ คุณสามารถจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเพื่อช่วยประเมินแผนของคุณเช่นเดียวกับการเตรียมพร้อมของ บริษัท สำหรับภัยพิบัติ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้จะตรวจสอบแผนของคุณและให้คำแนะนำอย่างมืออาชีพเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรรวมหรือกำจัดออกจากแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณเพื่อให้ดีขึ้น

วิธีการใช้แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

แม้ว่าคุณจะต้องมีการมองโลกในแง่ดีในระดับปานกลางเพื่อให้ธุรกิจของคุณเริ่มต้นและดำเนินไปได้ แต่คุณควรจำไว้เสมอว่าธุรกิจของคุณอาจเผชิญกับความท้าทายที่รุนแรงในทุกจุด ภัยพิบัติเป็นหนึ่งในความท้าทายเหล่านั้น

ถึงแม้ว่าภัยพิบัติจะไม่คาดคิด แต่คุณต้องเตรียมธุรกิจของคุณให้พร้อมเพื่อให้สามารถดำเนินต่อไปแม้จะเผชิญกับภัยพิบัติเหล่านั้น ไม่ต้องใช้หายนะครั้งใหญ่ในการขัดขวางการดำเนินงานประจำวันของธุรกิจของคุณ แม้แต่ภัยพิบัติง่าย ๆ เช่นไฟดับหรือการโจมตีของอาชญากรไซเบอร์อาจสร้างความเสียหายอย่างใหญ่หลวงต่อธุรกิจของคุณปล่อยให้ภัยพิบัติครั้งใหญ่เช่นน้ำท่วมหนักและพายุเฮอริเคน

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นกลยุทธ์การประสานงานที่เกี่ยวข้องกับแผนและขั้นตอนที่ทำให้ลูกค้ามั่นใจว่าธุรกิจมีความสามารถในการตอบสนองความต้องการอย่างต่อเนื่องหลังจากการหยุดชะงักทางธุรกิจที่ไม่ได้วางแผนไว้ มันมีรายละเอียดว่าธุรกิจของคุณจะดำเนินงานต่อไปอย่างไรหลังจากโดนภัยพิบัติทุกรูปแบบ การมีที่เดียวหมายถึงการจัดเรียงวิธีที่คุณจะส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณต่อไป ( ซึ่งสำคัญที่สุดต่อการดำเนินธุรกิจ ) และระบุทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อสนับสนุนความต่อเนื่องของธุรกิจของคุณ

การมีแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญมาก อย่างไรก็ตามการนำมันไปใช้อย่างถูกวิธี - และในเวลาที่เหมาะสม - มีความสำคัญมากกว่า คุณจะไม่บรรลุเป้าหมายการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจหากแผนของคุณมีการดำเนินการไม่ดี

ประเภทของภัยพิบัติที่ธุรกิจของคุณน่าจะเผชิญจะเป็นตัวกำหนดการดำเนินการที่คุณต้องดำเนินการเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจจะดำเนินต่อไปได้เมื่อเผชิญกับภัยพิบัติดังกล่าว ตัวอย่างเช่นหากมีการระบาดของไฟหรือภัยพิบัติอื่น ๆ ที่เป็นอันตรายต่อการสร้าง บริษัท ของคุณหนึ่งในแผนการที่สำคัญที่สุดของคุณควรจะอพยพพนักงานของคุณไปยังโซนการประชุมที่กำหนดไว้ที่อื่น อย่างไรก็ตามหากมีภัยพิบัติด้านสิ่งแวดล้อมหรือสภาพอากาศการอพยพอาคาร บริษัท ของคุณสามารถทำให้พนักงานของคุณเสี่ยงต่อการได้รับอันตรายมากขึ้น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องเมื่อพยายามทำให้มั่นใจว่าธุรกิจจะดำเนินต่อไปได้อย่างต่อเนื่อง

การดำเนินการตามแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจควรเป็นเรื่องง่ายหากคุณได้ใช้ความพยายามทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างแผนตั้งแต่แรก และขั้นตอนที่คุณจะทำในระหว่างการดำเนินการขึ้นอยู่กับภัยพิบัติที่คุณกำลังเตรียมธุรกิจของคุณ นี่คือขั้นตอนทั่วไปที่ต้องปฏิบัติเมื่อใช้แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ:

ขั้นตอนที่ 1-: ตรวจสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณเพื่อทราบแผนการอพยพของคุณสำหรับประเภทของภัยพิบัติ วัตถุประสงค์หลักของคุณคือเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคน - โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานของคุณอยู่นอกสถานที่และปลอดภัย การสูญเสียพนักงานไปสู่ภัยพิบัติอาจทำให้ธุรกิจของคุณพิการขึ้นอยู่กับความสำคัญของพนักงานที่มีต่อธุรกิจของคุณ เมื่อคุณไปถึงจุดนัดพบการอพยพแล้วให้นับจำนวนพนักงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในสภาพดี หากพนักงานคนใดได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติให้เริ่มใช้ความพยายามเพื่อช่วยให้พวกเขาฟื้นตัวโดยเร็วที่สุด

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินระดับความเสียหายที่เกิดจากภัยพิบัติ คุณสูญเสียสินค้าคงคลังของคุณหรือไม่ คุณสูญเสียข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับลูกค้าและผลิตภัณฑ์หรือไม่? ภัยพิบัติทำให้เกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญกับศูนย์ข้อมูลของคุณหรือไม่? คุณสูญเสียทรัพย์สินที่สำคัญบางส่วนในธุรกิจของคุณ หรือไม่? คำตอบของคุณจะกำหนดขั้นตอนที่จะนำไปสู่การกู้คืนหน่วยงานที่สูญหายอย่างสมบูรณ์

ขั้นตอนที่ 3: ติดต่อบุคคลที่สามที่สามารถช่วยเหลือได้ ติดต่อกับซัพพลายเออร์และลูกค้าของคุณเพื่อแจ้งให้ทราบถึงการพัฒนาและขอความช่วยเหลือในขณะที่คุณพยายามทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไป นอกจากนี้ติดต่อกับ บริษัท ประกันภัยของคุณเพื่อเริ่มการเคลื่อนไหวเพื่อเรียกร้อง

ขั้นตอนที่ 4: เรียกประชุมพนักงานผู้บริหารและผู้ถือหุ้นของคุณ ในการประชุมคุณต้องแจ้งให้พวกเขาทราบถึงระยะเวลาที่อาจใช้ในการกู้คืนและเน้นกลยุทธ์การกู้คืนต่างๆในแผนความต่อเนื่องของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: เริ่มต้นการคืนค่าสินค้าหรือบริการที่จำเป็นเพื่อให้การดำเนินธุรกิจกลับสู่ระดับการทำงานแม้ว่าอาคาร บริษัท ของคุณจะยังคงได้รับการปรับปรุง หากพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณสามารถสื่อสารทางไกลได้ในเวลานั้นคุณควรปล่อยให้เป็นเช่นนั้นเนื่องจากเป้าหมายของคุณคือการทำให้ธุรกิจของคุณกลับมาทำงานได้อย่างรวดเร็วที่สุด

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบความคุ้มครองการประกันของคุณและตรวจสอบว่าสินทรัพย์ที่เสียหาย ( เช่นฮาร์ดแวร์ / ซอฟต์แวร์และโครงสร้างพื้นฐานจำเป็นต้องเปลี่ยน รวบรวมรายการทั้งหมดของสินทรัพย์เหล่านี้และวิเคราะห์วิธีที่คุณจะเปลี่ยนพวกเขาส่งรายการไปยัง บริษัท ประกันภัยเช่นกัน เป็นค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนสินทรัพย์ที่สูญหาย

แม้ว่าแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจจะแตกต่างกันไปตามธุรกิจและประเภทของภัยพิบัติที่คาดการณ์ไว้ขั้นตอนเหล่านี้สามารถใช้ได้กับแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจแทบทุกประเภท