วิธีการเขียนแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ไม่สำคัญว่าคุณใช้เงินไปกับการทำประกันภัยในแง่มุมต่าง ๆ ของธุรกิจของคุณอย่างไร คุณยังต้องมีแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจช่วยให้คุณจัดการภัยพิบัติได้ง่ายขึ้นและทำให้ธุรกิจของคุณกลับมาทำงานได้อีกครั้งในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน ด้วยแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจในสถานที่คุณจะไม่ต้องสูญเสียมากในแง่ของธุรกิจที่มีศักยภาพลูกค้าและพนักงานเมื่อเกิดภัยพิบัติ คุณจะสามารถดำเนินธุรกิจต่อได้อีกเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นหนึ่งในรูปแบบที่ถูกที่สุดของการประกันภัยที่ บริษัท สามารถทำได้ตามที่คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย แต่น่าเศร้าที่หลาย บริษัท ต้องการส่งผ่านสิ่งสำคัญนี้และมักจะไม่รำคาญจนกว่าจะสายเกินไป ในการพัฒนาแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณเองนี่คือรายการตรวจสอบบางส่วนที่คุณควรระบุ

การเขียนแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ - ตัวอย่างเทมเพลต / รายการตรวจสอบ

1. ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของแผน

ก่อนอื่นคุณต้องวิเคราะห์เหตุผลของคุณอย่างชัดเจนในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจรวมถึงวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการบรรลุ แน่นอนว่าเป้าหมายหลักของคุณในการสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคือการช่วยให้ บริษัท ของคุณย้อนกลับอย่างรวดเร็วที่สุดในกรณีที่ได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติ คุณควรระบุเรื่องนี้ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) เช่นเดียวกับลักษณะของภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้น

2. บุคลากรด้านการสำรอง

ถัดไปคุณควรทำรายชื่อของบุคลากรที่จะทำหน้าที่ตัดสินใจหรือเติมบทบาทที่สำคัญเมื่อเกิดภัยพิบัติ ฟังก์ชั่นงานบางอย่างสำคัญเกินไปที่จะปล่อยให้ว่างเปล่าไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามเนื่องจากการปล่อยให้ว่างอาจทำให้เกิดปัญหามากขึ้นสำหรับการดำรงอยู่ของ บริษัท ต่อไป คุณควรระบุตำแหน่งดังกล่าวและทำรายการบุคคลที่จะเติมตำแหน่งดังกล่าวพร้อมกับที่อยู่ติดต่อที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์และข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ ที่จำเป็นทั้งหมด

3. ผู้ติดต่อภายนอก

นอกเหนือจากตำแหน่งวิกฤติภายในแล้วตำแหน่งภายนอกบางตำแหน่งก็มีความสำคัญสูงเช่นที่ปรึกษาทางธุรกิจทนายความ บริษัท และนักบัญชีนายธนาคารและที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ส่วนใหญ่เหล่านี้ควรเป็นคนที่มีประโยชน์และสามารถช่วยให้ธุรกิจกลับมาอย่างรวดเร็ว คุณควรสร้างรายชื่อบุคคลดังกล่าวรวมถึงที่อยู่ติดต่อของพวกเขาและรวมไว้ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ

4. อุปกรณ์

ทำสิ่งเดียวกันสำหรับอุปกรณ์ที่สำคัญเช่นกัน มีเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ใดบ้างที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ? มีซอฟต์แวร์พิเศษที่มีข้อมูลธุรกิจที่สำคัญ หรือไม่ คุณควรทำรายการอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ดังกล่าว และหากมีการสำรองข้อมูลนอกสถานที่ควรรวมสิ่งเหล่านี้ด้วย

5. เอกสารทางธุรกิจ

บริษัท ทุกแห่งมีเอกสารสำคัญและเอกสารทางธุรกิจเช่นเอกสารเกี่ยวกับนิติบุคคลใบรับรองภาษีรายละเอียดธนาคารสัญญาเช่าและข้อมูลพนักงาน ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติเช่นไฟไหม้หรือน้ำท่วมเอกสารดังกล่าวอาจสูญหายได้ซึ่งจะนำไปสู่ความยุ่งยากในการดำเนินธุรกิจ คุณตั้งใจจะจัดการกับการสูญเสียเอกสารอย่างไรหากภัยพิบัติเกิดขึ้น ? คุณควรรวมสิ่งนี้ไว้ใน BCP ของคุณด้วย

6. อุปกรณ์ฉุกเฉิน

สมมติว่า บริษัท ผลิตสูญเสียอุปกรณ์และเครื่องจักรที่สำคัญทั้งหมดซึ่งใช้ในการผลิตสินค้า แน่นอนว่า บริษัท จะประกันอุปกรณ์และเครื่องจักรเหล่านี้ แต่ บริษัท ประกันภัยจะไม่จ่ายเงินให้คุณในวันเดียวกับที่คุณยื่นเรื่องเคลม จากนั้นคุณจะปล่อยให้ผู้บริโภคของคุณแขวนคอและให้คู่แข่งของคุณเข้าครอบครองในขณะที่คุณพยายามรวมตัวกันอีกครั้ง หรือไม่? คุณต้องจัดทำแผนสำหรับอุปกรณ์ฉุกเฉินที่สามารถใช้ในการดำเนินการต่อไปจนกว่าคุณจะสามารถเริ่มใช้งานได้อีกครั้ง

7. ตำแหน่งฉุกเฉิน

คุณจะย้ายธุรกิจไปที่ใดในกรณีที่สูญเสียสถานที่ตั้งปัจจุบัน พนักงานของคุณสามารถทำงานจากที่บ้านรอเวลาที่คุณสามารถกู้คืนตำแหน่งของคุณ ? สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่คุณต้องพิจารณาและให้รายละเอียดว่าจะจัดการอย่างไรหากเกิดสถานการณ์เช่นนี้

8. รายการคำสั่ง

ควรมีรายการคำสั่งที่มีความรับผิดชอบที่สำคัญหลายประการที่ต้องจัดการในยามเกิดภัยพิบัติและวิธีจัดการ ตัวอย่างเช่นควรมีคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการติดต่อ บริษัท ประกันภัยของคุณเพื่อแจ้งให้ทราบถึงภัยพิบัติรวมถึงวิธีการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน สิ่งนี้ควรทำสำหรับทุกความรับผิดชอบที่สำคัญใน บริษัท

9. เอกสารเกี่ยวกับแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณเขียนแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณเสร็จแล้วให้แน่ใจว่าคุณได้จัดทำเอกสารทั้งในรูปแบบอ่อนและแบบแข็ง คุณสามารถใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และการสำรองข้อมูลนอกสถานที่สำหรับสำเนาแบบนิ่ม สำหรับเอกสารที่เป็นเอกสารให้แน่ใจว่าบุคลากรสำคัญทุกคนไม่เพียง แต่มีเอกสารเท่านั้น แต่ยังเข้าใจในสิ่งที่ควรทำ

แม้ว่าแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจนั้นง่ายต่อการสร้างและควรเป็นสิ่งที่คุณสามารถสร้างขึ้นได้ด้วยตัวคุณเองคุณสามารถพิจารณาจ้างที่ปรึกษาเพื่อจัดการกับคุณได้หากคุณพบว่ามันท้าทายในการจัดการ